Réussir la passation de bureau d'une association étudiante

Pourquoi la passation échoue souvent

• Elle se fait en une seule réunion, au dernier moment, entre deux examens.
• Les informations sont éparpillées : groupes de messages, téléphones personnels, tableurs dans plusieurs comptes.
• Les accès (banque, réseaux sociaux, outils de paiement) sont au nom des anciens membres.
• Rien n'est écrit : tout repose sur la mémoire de deux ou trois personnes.

Étape 1Préparer son document de passation, deux mois avant

Chaque membre du bureau prépare son propre document, pendant qu'il a encore tout en tête. Deux mois avant l'élection, il :

1. Liste toutes ses tâches de l'année, mois par mois (rentrée, forum, gros événements, assemblée générale…).
2. Pour chaque tâche, note comment il l'a faite, avec qui, combien de temps cela a pris, et ce qu'il changerait.
3. Rassemble tous ses documents dans le dossier partagé de l'asso (pas sur son ordinateur personnel) : modèles, devis, contrats, factures, bilans.
4. Liste ses contacts utiles (école, prestataires, partenaires, mairie), avec le rôle de chacun.
5. Liste les accès qu'il utilise (comptes, outils, clés, badges), sans écrire les mots de passe.
6. Note les engagements en cours : contrats signés, promesses faites à un partenaire, subventions à justifier, dépenses déjà prévues.
7. Termine par ses conseils : les trois choses qui ont bien marché et les trois erreurs à ne pas refaire.

Étape 2Élire le nouveau bureau

Un mois avant la fin du mandat, lance la campagne : présente les postes, ce qu'ils demandent comme temps, et invite les candidats à rencontrer les membres sortants. L'élection se fait selon ce que prévoient tes statuts (assemblée générale ou conseil d'administration). Rédige un procès-verbal daté et signé : il servira pour la banque et la déclaration en préfecture.

Tes statuts ne disent rien sur l'élection du bureau ? Notre guide pour créer une association étudiante explique ce qu'ils doivent prévoir.

Étape 3Transmettre, poste par poste

La semaine qui suit l'élection, chaque ancien membre rencontre son successeur, une à deux heures, document de passation en main. Voici ce que chaque poste doit transmettre.

Présidence

• Statuts, règlement intérieur, procès-verbaux des assemblées générales.
• Contacts à l'école (vie étudiante, direction), à la mairie, chez les partenaires.
• Les engagements en cours : conventions, contrats, promesses faites aux partenaires.
• Le calendrier de l'année : assemblée générale, forum des associations, dates réservées auprès de l'école.

Vice-présidence

• Les dossiers suivis en appui de la présidence et les relations avec les autres assos de l'école.
• Les sujets en cours que la nouvelle présidence doit reprendre en premier.

Trésorerie

• Relevés de compte, budget de l'année, bilan de chaque événement.
• Factures et justificatifs classés, notes de frais en attente de remboursement.
• Dépenses à venir, subventions demandées ou à justifier (avec leurs dates limites).
• Contrats avec la banque, l'assurance et l'outil de paiement en ligne.

Secrétariat

• Liste des membres et des adhérents, avec la date de fin de leur adhésion.
• Procès-verbaux, modèles de convocation et de documents.
• Les démarches officielles déjà faites et celles à faire (déclaration du nouveau bureau).

Communication

• Accès aux réseaux sociaux, au site, à l'adresse e-mail de l'asso, avec au moins deux administrateurs par compte.
• Charte graphique, logos, modèles de visuels.
• Les publications qui ont bien marché, celles qui n'ont pas marché, et le calendrier type de l'année.

Partenariats et sponsoring

• La liste des partenaires : contacts, montants, contreparties promises, dates de renouvellement.
• Les conventions signées et les factures envoyées ou à envoyer.
• Les pistes en cours, et les entreprises qui ont refusé (pour ne pas les relancer au mauvais moment).

Événementiel

• Pour chaque événement : checklist, devis, contrats, fournisseurs, chiffres de fréquentation et bilan.
• Les lieux et prestataires de confiance, et ceux à éviter.
• Ce qui a bien marché et ce qu'il faut changer.

Responsables de pôle (sport, culture, solidarité, recrutement…)

• Les activités régulières du pôle, les bénévoles et leurs rôles.
• Le matériel du pôle et l'endroit où il est rangé.
• Les projets en cours et les idées pour l'année suivante.

Étape 4Transférer les accès et faire les démarches

La banque, en premier

Prends rendez-vous avec la banque dès l'élection, avec le procès-verbal qui désigne le nouveau bureau et les pièces d'identité des nouveaux signataires. Tant que la banque n'a pas changé les personnes autorisées, les anciens membres gardent l'accès au compte et le nouveau bureau ne peut rien payer.

Déclarer le nouveau bureau

Pour une association déclarée, le changement des personnes chargées de l'administration doit être déclaré dans les trois mois qui suivent l'élection. La déclaration se fait en ligne (sur Le Compte Asso ou service-public.gouv.fr), par courrier ou à la préfecture du siège. Elle indique, pour chaque nouveau dirigeant, son nom, son prénom, sa profession, son adresse, sa nationalité et sa fonction, avec un extrait du procès-verbal de l'élection signé par deux dirigeants.

• Ce changement n'est pas publié au Journal officiel : seuls les changements de nom, d'objet ou de siège le sont.
• Tant qu'il n'est pas déclaré, le changement n'est pas opposable aux tiers (banque, partenaires, administration), et l'association risque une amende.
• Pense aussi à prévenir l'assurance et l'école.

Étape 5Accompagner le nouveau bureau

• Organise le premier événement du nouveau mandat ensemble, l'ancien bureau en soutien.
• Donne des droits progressifs : tout le monde n'a pas besoin de tout voir ni de tout valider.
• Reste joignable deux à trois mois, puis laisse la place.

La passation, guidée sur LIST

Sur LIST, la passation ne repose plus sur la mémoire de quelques personnes : tout l'historique de l'asso reste dans son espace, et la page Passation de LIST te guide étape par étape.